Automatické vytěžování faktur — jak to funguje a co od toho čekat

Přijatá faktura. Přijde e-mailem jako PDF, nebo přijde poštou a někdo ji naskenuje. Pak ji někdo otevře, přečte a ručně přepíše do účetního systému nebo tabulky. Dodavatel, IČO, datum vystavení, číslo dokladu, částka bez DPH, DPH, celková částka, jednotlivé položky.

U jedné faktury to trvá dvě nebo tři minuty. U firmy, která přijme dvě stě faktur měsíčně, jde o šest až deset hodin práce. Práce, která nepřidává žádnou hodnotu — jen přesouvá data z jednoho místa na druhé. A při které se dělají chyby: překlepnuté číslo, záměna dodavatele, špatně přepsaná částka.

Automatické vytěžování faktur tento problém řeší.

Co vytěžování faktur znamená

Vytěžování faktur je proces automatického získávání strukturovaných dat z nestrukturovaných dokumentů. Faktura je nestrukturovaný dokument — může mít libovolné grafické uspořádání, různé písmo, různé jazyky, různé formáty čísel. Výsledek vytěžování je strukturovaný záznam: tabulka nebo záznamy v databázi s přesně definovanými poli.

Tento výsledek pak vstoupí přímo do účetního systému, podnikového softwaru nebo schvalovacího procesu — bez ručního přepisování.

Jak technologie funguje — bez technického žargonu

Celý proces probíhá ve třech krocích, které na sebe navazují.

Krok 1: Převod dokumentu na text

Pokud faktura přijde jako naskenovaný obrázek nebo papírový dokument, první krok je optické rozpoznávání znaků. Systém převede obrázek na text, který lze zpracovat počítačem. Moderní rozpoznávací systémy si poradí s různou kvalitou skenů, různými fonty i částečně nečitelným textem.

Pokud faktura přijde jako elektronické PDF s textovou vrstvou — což je případ většiny faktur zasílaných e-mailem — tento krok odpadá a systém pracuje přímo s textem.

Krok 2: Rozpoznání a extrakce dat

Jakmile má systém text faktury, nastupuje umělá inteligence. Její úkol je najít v textu konkrétní informace: kde je název dodavatele, kde je IČO, kde je datum, kde jsou čísla faktur, kde jsou částky a kde jsou položky.

Tenhle úkol je obtížnější, než se zdá — každý dodavatel má svou šablonu faktury. Na jedné faktuře je IČO vlevo nahoře, na druhé vpravo dole. Na jedné jsou položky v tabulce, na druhé v odstavcích. AI se naučila rozpoznávat tyto vzorce na velkém množství příkladů a dokáže správně identifikovat data i na dokladech, které nikdy dříve neviděla.

Pro stálé dodavatele — jejichž faktury mají vždy stejnou strukturu — je přesnost extrakce velmi vysoká. Pro nové dodavatele nebo nestandardní formáty může být potřeba ruční korekce nebo doučení systému.

Krok 3: Ověření a vstup do systému

Extrahovaná data projdou ověřením. Systém kontroluje, zda čísla dávají smysl: zda součet položek odpovídá celkové částce, zda IČO existuje v registru, zda datum není v budoucnosti. Záznamy, které projdou ověřením bez problémů, vstoupí automaticky do účetního systému jako návrh záznamu čekající na schválení. Záznamy s nesrovnalostmi jsou označeny k ručnímu posouzení.

Jaká data jsou extrahována

Standardní systémy pro vytěžování faktur extrahují tyto informace:

• Dodavatel — název firmy nebo jméno fyzické osoby
• IČO a DIČ — identifikační čísla pro párování se záznamy v adresáři
• Datum vystavení a datum splatnosti
• Číslo faktury — ve formátu dodavatele i jako variabilní symbol pro párování plateb
• Celková částka, základ daně a DPH — včetně rozdělení podle sazby DPH
• Jednotlivé položky — název, množství, jednotková cena, celková cena za řádek
• Bankovní spojení dodavatele — číslo účtu pro přípravu platebního příkazu

Pokročilejší systémy umějí extrahovat také objednávkové číslo (pro párování s objednávkou) nebo středisko nákladů, pokud je na dokladu uvedeno.

Přesnost a výjimky

Automatické vytěžování není bezchybné a nikdy nebude. Cílem není dosáhnout stoprocentní přesnosti bez lidského dohledu — cílem je dramaticky snížit množství práce, které musí člověk udělat ručně.

Faktury od stálých dodavatelů se standardními šablonami systém zpracuje správně ve velké většině případů. Nové, nestandardně formátované nebo poškozené doklady systém označí jako nejistý výsledek a přidělí je do fronty pro ruční kontrolu.

Klíčový ukazatel není „kolik procent faktur systém zpracoval”, ale „kolik faktur zbývá na ruční zpracování”. Pokud dříve pracovník zpracovával sto faktur ručně a po zavedení systému zpracovává ručně deset, je přínos jasně měřitelný — bez ohledu na to, jak se toto číslo jmenuje v marketingových materiálech.

Propojení s účetnictvím a podnikovým systémem

Hodnota vytěžování faktur je plná až tehdy, kdy extrahovaná data automaticky vstoupí do systémů, kde se s nimi dále pracuje. Izolovaný nástroj, který vytěží data do CSV souboru a vy je pak ručně importujete, řeší jen část problému.

Dobré řešení propojuje vytěžování přímo s účetním systémem: extrahovaný doklad se vytvoří jako návrh záznamu, kde jsou předvyplněna všechna pole. Pracovník zkontroluje, případně opraví a schválí — bez jediného ručního přepisu. Pokud vás zajímá, jak taková automatizace vypadá v praxi, podívejte se na naše řešení pro automatizaci procesů.

Součástí propojení by také mělo být párování faktur s objednávkami: pokud firma vydala objednávku, systém ji dokáže spárovat s příchozí fakturou a zkontrolovat, zda fakturovaná částka a položky odpovídají objednávce. Odchylky jsou opět označeny k posouzení.

Pro jaký objem faktur se automatizace vyplatí

Toto je otázka, kterou si firmy kladou nejčastěji. Odpověď závisí na více faktorech než jen na počtu faktur.

Jako hrubé vodítko platí: pokud firma přijímá méně než dvacet faktur měsíčně, ruční zpracování zabere přijatelný čas a automatizace se vyplatí hlavně tehdy, kdy je součástí širšího systému, za který platíte z jiných důvodů.

Od padesáti faktur měsíčně začíná automatizace výrazně šetřit čas. Od sto padesáti faktur výše je přínos zpravidla jasně měřitelný i v korunách — úspora práce přesáhne náklady na systém.

Důležitý faktor je také rozmanitost dodavatelů. Firma, která přijímá padesát faktur od tří stálých dodavatelů ve stejném formátu, má jiný profil než firma, která přijímá padesát faktur od čtyřiceti různých dodavatelů. Druhý případ těží z automatizace více.

Co čekat v prvních třiceti dnech

Implementace systému pro vytěžování faktur není složitá, ale má svůj průběh, který je dobré předem znát.

První týden je o nastavení: napojení na e-mailovou schránku nebo skener, propojení s účetním systémem, nastavení přístupů a schvalovacích procesů. U online řešení jde o záležitost hodin, ne týdnů.

Druhý a třetí týden je období doučování. Systém narazí na nestandardní faktury a pracovník je ručně opraví. Každá oprava je informace, ze které se systém učí. Přesnost se v tomto období rychle zvyšuje.

Čtvrtý týden a dále je provoz. Většina faktur od stálých dodavatelů prochází automaticky. Výjimky tvoří malý podíl. Pracovník tráví zpracováním faktur zlomek dřívějšího času.

Realistické očekávání: po prvním měsíci systém zpracovává automaticky velkou část faktur od stálých dodavatelů. Plného potenciálu dosahuje obvykle po dvou až třech měsících, kdy prošlo dostatečné množství dokladů od různých dodavatelů.